Que el artículo 2º de la Ley 80 de 1989 señala las funciones del Archivo
General de la Nación y en su literal b) estipula: "Fijar políticas y
establecer los reglamentos necesarios para garantizar la conservación y
el uso adecuado del patrimonio documental de la Nación de conformidad
con los planes y programas que sobre la materia adopte la Junta
Directiva" ahora Consejo Directivo, en virtud del Decreto 1126 de 1999;
Que de acuerdo con lo señalado en el numeral 5 del artículo 34 de la Ley
734 de 2002, es un deber de cada servidor público custodiar y cuidar la
documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función
conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso e impedir o evitar la
sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos. Así
mismo y de acuerdo con el numeral 13 del artículo 35 de la mencionada
ley, está prohibido a los servidores públicos ocasionar daño o dar lugar
a pérdida de bienes, elementos, expedientes o documentos que hayan
llegado a su poder por razón de sus funciones;
Que el artículo 21 de la Ley 594 de 2000 establece que las entidades de
la administración pública y las empresas privadas que cumplen funciones
públicas deberán elaborar programas de gestión documental, en cuya
aplicación atenderán los principios y procesos archivísticos; el
artículo 22 de la misma ley prevé que la gestión de documentos dentro
del concepto de archivo total, comprende procesos tales como: La
producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización,
la recuperación y la disposición final de los documentos y su artículo
23, sobre formación de archivos dispone que teniendo en cuenta el ciclo
vital de los documentos, los archivos se clasifican en: Archivos de
Gestión, Archivos Centrales y Archivos Históricos;
Que el artículo 26 de la Ley 594 de 2000 señala que es obligación de las
entidades de la administración pública elaborar inventarios de los
documentos que produzca en ejercicio de sus funciones, de manera que se
asegure el control de los documentos en sus diferentes fases,
ACUERDA
Artículo 1º. Objeto. Establecer los criterios que deben seguirse
para la organización de los archivos de gestión, en las entidades del
Estado en sus diferentes niveles de la organización administrativa,
territorial y por servicios y las entidades privadas que cumplen
funciones públicas, de acuerdo con los artículos 8º y 9º de la Ley 594
de 2000.
Artículo 2º. Obligatoriedad de la organización de los archivos de gestión. Las
entidades a las que se les aplica este Acuerdo, deberán organizar sus
archivos de gestión de conformidad con sus Tablas de Retención
Documental y en concordancia con los manuales de procedimientos y
funciones de la respectiva entidad.
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